Samenwerking WonenBreburg & COENCAD in CorporatieGids Magazine
Jorn van der Wal (WonenBreburg): Goede datakwaliteit is ‘domme nullen en enen’ omzetten in slimme sturingsinformatie
Jorn van der Wal (WonenBreburg)
Vorig jaar besloot WonenBreburg – verantwoordelijk voor zo’n 27.000 woningen in Tilburg en Breda – de plattegronden van haar vastgoed te digitaliseren. Als een archeologische operatie dook de corporatie op haar papieren tekeningen en plattegronden om zo één waarheid over het bezit te creëren én meer waarde uit data te halen. Specialist Vastgoeddata Jorn van der Wal legt in gesprek met CorporatieGids Magazine uit wat de aanleiding was en wat het de Brabanders tot dusver heeft opgeleverd.
De keuze om een kwaliteitsslag te maken in vastgoeddata komt volgens Jorn voort uit de kernwaardes van WonenBreburg. “We willen als woningcorporatie betrokken zijn bij onze huurders, duidelijk en goed communiceren én vakmanschap leveren. Dat uit zich onder andere in het ontzorgen van huurders en hen heldere informatie geven, bijvoorbeeld over de status van onderhoud of dat een verduurzamingsmaatregel kan worden toegepast. Maar daarvoor heb je kennis nodig over de woningen. Is de meterkast en ligging van het dak bijvoorbeeld wel geschikt voor zonnepanelen? Dat ontbrak en was voor ons de reden om onze vastgoeddata aan te pakken zodat we efficiënter kunnen werken maar ook duidelijker met onze huurders kunnen communiceren.”
Info uit de grijze massa halen
De informatie over de woningen ontbrak niet bij WonenBreburg, legt Jorn uit. “Het probleem was alleen dat deze informatie was vastgelegd in een diversiteit aan lijstjes en zat opgeslagen in de grijze massa van onze medewerkers. Dat zijn vakmensen die wanneer je door de wijk loopt precies kunnen vertellen wanneer een badkamerrenovatie heeft plaatsgevonden en waar niet, alleen was die kennis niet bekend bij de hele organisatie. We willen als WonenBreburg echter naar een situatie toe waarbij iedereen hierover beschikt zodat we het kunnen gebruiken bij klantcontact en besluitvorming.”
Delicate balans
Goede datakwaliteit betekent echter niet het verzamelen van alle mogelijke data. “Het is een delicate balans,” vertelt Jorn. “Er is zoveel informatie en kennis die je kunt verzamelen, maar niet alle data is even nuttig in je processen of bij het nemen van beslissingen. Een voorbeeld zijn de door huurders zelf aangebrachte voorzieningen (ZAV’s). Vroeger gingen medewerkers hier ieder op hun eigen manier mee om. In sommige wijken werd genoteerd of er een laminaatvloer in de woning ligt. Maar als WonenBreburg kunnen we deze informatie moeilijk beheren; we checken niet of het dezelfde vloer is bij mutatie en gebruiken het ook niet in andere processen. Het vastleggen is dan eigenlijk nutteloos. De kern van goede datakwaliteit is dat ook de ‘domme nullen en enen’ omzetten in slimme sturingsinformatie. Dat betekent goed kijken wat je nodig hebt, met welk doel én hoe je die data actueel kunt houden.”
Van ad hoc naar plannen
Op de vraag waartoe dit je in staat stelt, zegt Jorn: “Je wilt naar een situatie toe waarbij je voorspellingen kunt maken op basis van data en je werkzaamheden die nu nog ad hoc gebeuren zoveel mogelijk planbaar kunt maken. Hoe meer data je hebt over de staat van een woning, hoe makkelijker dat wordt en hoe beter je hierop kunt inspelen. Persoonlijk denk ik dat een Specialist Vastgoeddata daarbij voor veel corporaties uitkomst kan bieden omdat je een persoon hebt die zich hierop focust. Ik zie echter wel dat ik nog maar weinig evenknieën heb in de sector.”
Datagedreven vastgoedbeheer
Om te controleren of WonenBreburg op de goede weg is met datakwaliteit, heeft de corporatie zich laten inspireren door de paper Datagedreven Vastgoedbeheer van Tilburg University. “Hierin wordt uiteengezet hoe je op de ladder van datagedrevenheid kunt stijgen, met als doel uiteindelijk een datagedreven organisatie te worden. Dat houdt concreet in dat je alle systemen en processen zo inricht dat je op basis van data beslissingen kunt nemen. Onderbuikgevoelens zijn dan niet meer onderdeel van het proces, maar wordt op basis van een duidelijk aanwijsbare trigger een volgende stap genomen.”
“Stel dat ze in een complex zien dat de hoeveelheid meldingen over losse keukenkastjes stijgt. Normaal gesproken hebben de kastjes een levensduur van vijftien jaar, maar na tien jaar lopen de meldingen op. Zodra er veel meldingen binnenkomen over kastjes die loshangen, kan dat een trigger zijn om verdere analyse te doen en mogelijk budgetten en capaciteit daarop aan te passen. Zo kan je vanuit onderhoud voorspellende waarde creëren. Overigens moet je niet doorslaan en alleen op cijfers vertrouwen. Het is aan onze experts om de triggers te analyseren en om te zetten in deugdelijke sturingsinformatie.”
COBIM-traject
Vorig jaar besloot WonenBreburg haar datakwaliteit projectmatig te verbeteren met het COBIM-traject. “Hierin heeft een van onze medewerkers als een ware archeoloog alle oude tekeningen en plattegronden van onze woningen opgegraven in het archief. Deze zijn overgezet door COENCAD. Dat werkte enorm prettig aangezien hun systeem de data herkent en van ons bezit automatisch de afmetingen genereert. Zo hebben we van een enorm deel van ons bezit de vastgoeddata up-to-date gemaakt.”
ZAV’s
Bijvangst bij dit project was inzicht in de ZAV’s bij WonenBreburg, vertelt Jorn: “We konden goed zien wat door de jaren heen veranderd is door de oude data met actuele data te vergelijken. Denk aan toegevoegde dakkappellen, zonnepanelen of verwijderde muurtjes. Uiteindelijk heeft dit geleid tot een herziening van ons ZAV-beleid. We hebben nu veel strakker vastgelegd welke informatie bij een ZAV nuttig is voor onze processen en dus opgeslagen moet worden. Data over een nieuwe keuken of een laadpaal voor een elektrische fiets of auto slaan we bijvoorbeeld wel op, maar het leggen van een houten vloer niet.”
Up-to-date houden
Op de vraag hoe WonenBreburg ervoor zorgt dat de gegevens ook in de toekomst up-to-date blijven, vertelt Jorn: “Hiervoor heb je goed inzicht in je processen nodig en moet je weten waar informatie wordt opgehaald. Daarbij moet het lijntje zo kort mogelijk zijn. Ook dat hebben we nu meer vastgelegd. Om bijvoorbeeld bij het eerdergenoemde ZAV-voorbeeld te blijven, is het aan de opzichters om een wijziging op te merken en door te voeren in ons systeem. Daarbij is het wel goed dat we het niet van één iemand af laten hangen, maar tegelijkertijd op basis van data afwijkingen willen detecteren. COENCAD verwerkt dit vervolgens in de COBIM-modellen, waarna het terecht komt in onze systemen. Zo maken we gebruik van luchtfoto’s om te kijken waar bijvoorbeeld dakkappellen of aanbouwen zijn gebouwd, en gebruiken we informatie vanuit groot onderhoud. Mocht een keuken niet vervangen zijn bij zo’n project maar de andere keukens van het complex wél, dan verwachten we dat hier een ZAV heeft plaatsgevonden en nieuwe data moet worden opgehaald bij de volgende mutatie.”
Nieuw beleid
Goede beslissingen nemen met vastgoeddata blijft ook de komende periode een belangrijk thema voor WonenBreburg, sluit Jorn af: “Dit willen we kracht bijzetten met een nieuwe visie op vastgoeddata. In de praktijk worden veel keuzes op basis van data, IT of beheer gemaakt met het oog op de korte termijn. Door onszelf handen en voeten te geven voor de toekomst met een gedegen, nieuwe visie, willen we WonenBreburg klaarmaken voor de toekomst waarin het gebruik van vastgoeddata steeds meer gemeengoed zal worden.”