Mede-eigenaar Thijs deelt zijn visie over datakwaliteit in CorporatieGids Magazine

Kwalitatieve data als basis voor professionele dienstverlening

Het belang van goede datakwaliteit bij woningcorporaties is de laatste jaren enorm toegenomen. Maar hoe bepaal je wat kwaliteit precies inhoudt? En welke stappen kun je nemen om het verbeteren van datakwaliteit gedegen aan te pakken? CorporatieGids Magazine sprak daarover met Thijs van den Broek, mede-eigenaar van COENCAD.

Bekijk het artikel op CorporatieGids Magazine

Wat versta je precies onder de term datakwaliteit?

Datakwaliteit is een omvangrijk begrip dat op iedere afdeling van een corporatie voorkomt. Het is vaak ontastbaar en kan daarom ook sluipend zijn, met gevolgen. Je maakt daarin onderscheid tussen twee momenten: het moment van vastleggen en het moment waarop je data gebruikt. Vooral dat laatste moment bepaalt de kwaliteit van data, want degene die gebruikmaakt van data bepaalt of de kwaliteit voldoende is. En dat wordt pas zichtbaar wanneer de gegevens voor hun beoogde toepassing in besluitvorming, planning en de uitvoering van bedrijfsprocessen worden gebruikt.

Hoe is het gesteld met de kwaliteit van data bij woningcorporaties?

Als ik eerlijk ben kom ik nog te veel dataproblemen tegen in de sector. Het grootste probleem is vaak dat men zich niet bewust is dat er überhaupt een dataprobleem is. En dat terwijl basisdata van cruciaal belang zijn, bijvoorbeeld als input voor vergaande beleidskeuzes. Corporaties dienen met een kritisch oog te kijken naar de gegevens die ze hebben geregistreerd. Maak medewerkers eigenaar van data zodat zij verantwoordelijk zijn voor de kwaliteit ervan. Als je dit combineert met slimme tools, ben je als organisatie in staat data ook actueel te houden.

Hoe essentieel is goede datakwaliteit eigenlijk?

Je ziet nu op veel plekken nog vaak een mismatch tussen verwachte kwaliteit en realiteit. Zo zien we regelmatig dat de plattegrond die aan een huurder wordt verstrekt niet overeenkomt met de gegevens in de woningwaardering. Hierdoor ontstaan ongemakkelijke situaties waarin de huurder en corporatie niet weten wat eigenlijk de waarheid is. Dat is natuurlijk wel essentieel in professionele dienstverlening.

Waar komt het gebrek aan kwaliteit vandaan; is dat een gebrek aan tijd, kennis of geld?

Alle drie aspecten kom ik tegen in de sector. Bijvoorbeeld corporaties die niet direct op de lange termijn inzien wat goede datakwaliteit oplevert, vinden het de investering niet waard. Al kun je er tegenwoordig bijna niet meer omheen. Gelukkig zie je wel steeds vaker functies terugkomen als data scientist of adviseur datakwaliteit. Dat is belangrijk, want zo’n medewerker heeft kennis van zaken én kan ervoor zorgen dat iedereen zijn verantwoordelijkheden op het gebied van datakwaliteit naleeft.

Waarom is het belangrijk om data te visualiseren?

Data spreekt pas wanneer je het visualiseert. Een praktijkvoorbeeld is een woningcorporatie die twijfels had over de kwaliteit van data in hun meerjarenonderhoudsbegroting (MJOB). Het appartementencomplex in kwestie bevatte voornamelijk kunststof kozijnen en de gevelbekleding was aan vervanging toe. De MJOB was gevuld met hoeveelheden die tien jaar geleden waren ingevoerd. Op locatie werd via een BIM-model een digitale opname gedaan waar totaal verschillende hoeveelheden uitkwamen. Zo was er volgens de MJOB 20 procent minder gevelbekleding nodig en was de oppervlakte kunststof kozijnen 42 procent te laag. Dat betekende dat de corporatie ruim 400.000 euro te kort kwam, enkel omdat een paar cijfers in de MJOB niet klopten. Door complexen visueel te maken, kun je herleiden waar hoeveelheden vandaan komen en ben je niet afhankelijk van een enkel cijfer. Dit zorgt voor meer grip op de begroting en voorkomt verrassingen.

Wat is de eerste stap bij het verbeteren van datakwaliteit?

Je begint met het op orde brengen van de basisgegevens. Dit is cruciaal om verder door te groeien en slim gebruik te kunnen maken van betrouwbare data. Je moet hierbij denken aan thema’s als de woningwaardering, MJOB, energieprestatie en gebruiksoppervlakte. Dit zorgt niet alleen voor scherpere beleidskeuzes, maar verhoogt ook het werkgeluk van medewerkers. Het iedere keer opnieuw checken van data remt de werkzaamheden die er daadwerkelijk toe doen.

Is de combinatie van open data en kwalitatieve eigen data de heilige graal?

Corporaties bezitten in Nederland zo’n één derde van alle woningen. En dat betekent een hoop data. Als we deze gegevens gezamenlijk delen met bronnen vanuit de overheid, kunnen er enorme stappen bezet worden. Open data zijn voor mij dus de basis om gezamenlijk sneller te kunnen groeien.

Hoe zullen data in de toekomst alleen maar belangrijker worden voor corporaties?

Data zullen niet alleen voor woningcorporaties steeds belangrijker worden, ook buiten de sector zie je dat data input zijn voor mooie toepassingen in kunstmatige intelligentie zoals machine learning. Corporaties kunnen hiermee bijvoorbeeld onderhoud veel nauwkeuriger voorspellen of gebreken automatisch herkennen. Het is voor hen dan ook van cruciaal belang om data op orde te krijgen en te houden, want het gaat een steeds grotere rol krijgen. En dat is maar goed ook, want de dienstverlening wordt hier een stuk beter van.

Onderaan de streep moeten corporatiemedewerkers zich kunnen focussen op de zaken die er toe doen en in het teken staan van de huurder. Dan moet je niet bezig zijn met het opzoeken of controleren van data, maar moet je die gegevens inzetten om tot betere dienstverlening te komen.