TBV Wonen over traject datakwaliteit in CorporatieGids Magazine
Bonnie Brouwers (TBV Wonen): Van projectmatig naar procesmatig databeheer
Bonnie Brouwers, TBV Wonen (Foto: Ellis Rijkers)
Met circa 9.000 verhuureenheden in Tilburg en omliggende dorpen is TBV Wonen een middelgrote woningcorporatie in de regio. De ambities van de corporatie zijn groot, net als de rol die data en datakwaliteit daarin spelen. Hoe verhoog je datakwaliteit om ambities waar te kunnen maken? Dit en meer vroeg CorporatieGids Magazine aan Bonnie Brouwers, adviseur scenario- en data-analyse bij TBV Wonen.
“Als TBV Wonen hanteren we vijf pijlers waar we op sturen,” begint Bonnie het gesprek. “We sturen op beschikbaarheid, betaalbaarheid, duurzaamheid, leefbaarheid en zorgzaamheid. Voor iedere pijler hebben we ambities geformuleerd. Op het gebied van bijvoorbeeld duurzaamheid staat TBV Wonen er landelijk gezien al goed voor, maar onze ambities reiken verder. Zo schalen we onze projecten voor zonnepanelen op en kijken we per complex waar we sneller kunnen verduurzamen in combinatie met regulier onderhoud.”
Medewerkers en datakwaliteit
“Digitalisering en datakwaliteit spelen een belangrijke rol in het verwezenlijken van onze ambities,” maakt Bonnie de link naar de nullen en de enen. “Met een hogere datakwaliteit kunnen we onze processen beter sturen. Zo zijn we bezig met het opzetten van een nieuwe infrastructuur van onze klantcontactservice waarmee alle data gekoppeld worden die daardoor sneller en gerichter gebruikt kunnen worden door onze collega’s.”
“Een goede organisatie rondom databeheer en het bewustzijn van medewerkers zodat zij een belangrijke rol hebben bij datakwaliteit, is daarbij essentieel,” legt Bonnie uit. “Daar valt ook onder dat medewerkers geen eigen lijstjes en bronnen moeten creëren maar gegevens uit onze systemen halen en actualiseren. Iedereen in onze organisatie is medeverantwoordelijk voor de kwaliteit van de data en om die te verbeteren waar mogelijk. Dit zal gewoonte moeten worden binnen TBV Wonen.”
Organisatorisch
Ze vervolgt: “Recent is een stuurgroep datamanagement opgericht met daarin een brede vertegenwoordiging van de domeinen binnen TBV Wonen. Dus geen specifiek opgezette afdeling met dataspecialisten omdat we, zoals gezegd, vinden dat iedereen medeverantwoordelijk is voor goede data. De stuurgroep bepaalt de uitgangspunten over hoe wij moeten omgaan met data en communiceert daarover. Daarnaast werkt de stuurgroep aan een centraal datamodel dat antwoorden geeft op vragen als: wie is de eigenaar of beheerder van de data, waar worden data opgeslagen, waar ontstaan data, waar worden ze gebruikt en welke kwaliteit is nodig. Het model brengt ook knelpunten en blinde vlekken in beeld. Verder geeft de stuurgroep sturing aan de onderliggende werkgroepen die concreet met datakwaliteit bezig zijn. Deze werkgroepen werken in de vorm van ‘kleine projecten’, verschillende onderwerpen uit zoals ‘vierkante meters conform NEN2580’.”
Meters maken
“Aanleiding voor dat project ‘vierkante meters’ was dat we ons woningbezit precies in kaart wilden brengen om zo de waardering te onderbouwen,” zegt Bonnie hierover. “We hebben toen contact gezocht met onze Tilburgse collega-corporatie WonenBreburg die met een dergelijk project bezig was. Naar aanleiding van hun positieve ervaringen met COENCAD in dit project, hebben wij ook de samenwerking met hen gezocht. De plattegronden die zij aan ons hebben opgeleverd, bevatten nu de werkelijke situatie van de woning. Ook hebben we een lijst op adresniveau ontvangen waarin staat welke afwijkingen zijn gevonden, zoals een aanbouw. En de lijst bevat ook de uiteindelijk gemeten vierkante meters van een woning of utiliteitsgebouw. Ideaal voor onze eigen administratie en ook richting de accountant. We hebben nu dus actuele en correcte gegevens zonder dat we bij de woning langs hoefden te gaan.“
Werkwijze
“Mede op basis van onze soms minder actuele plattegronden van het woningbezit heeft COENCAD de juiste vierkante meters conform de NEN2580 kunnen bepalen,” stelt Bonnie tevreden vast.” Deze zijn allemaal digitaal verwerkt of opnieuw uitgetekend, waarna hun systeem vervolgens de plattegrond inleest en de afmetingen genereert. Voor ons een grote kwaliteitsslag want iedere plattegrond is ook individueel gecontroleerd of deze nog overeenkomt met de werkelijke situatie. Hun datamodel is bovendien zo gemaakt dat zodra er in de toekomst iets wijzigt aan de plattegrond, de vierkante meters meteen aangepast worden in het primaire systeem.”
Wensen datakwaliteit
“Ons streven is om uiteindelijk het databeheerproces te optimaliseren,” licht Bonnie de ambitie toe. “Dat betekent dat de data op de juiste plaats worden opgeslagen en in goede conditie zijn, dus compleet, betrouwbaar en relevant. Daarnaast moeten de data toegankelijk zijn voor de gebruikers en ook weer op tijd worden opgeschoond. En verder willen we onze data zoveel mogelijk omzetten in informatie waardoor we onze bewoners beter kunnen bedienen. Belangrijk verschil met nu is dat we in de toekomst continu met alle medewerkers en op een procesmatige manier willen werken aan datakwaliteit. Dat in tegenstelling tot de huidige situatie waarin we nog vaak werken aan onze datakwaliteit op een projectmatige manier.”