BrabantWonen over datagedreven werken met COBIM 🗞️ CorporatieGids Magazine
Ties van Hoof en Maikel van Rosmalen (BrabantWonen): Gedigitaliseerd woningbezit biedt grote voordelen
Maikel van Rosmalen & Ties van Hoof
Foto: Ellis Rijkers
In het verleden werden keuzes binnen corporaties hoofdzakelijk gemaakt op basis van kennis van personen. Tegenwoordig wordt er steeds meer gestuurd op data. Deze krijgen daardoor een steeds prominentere plek in de verschillende processen. Dat zeggen Ties van Hoof, Adviseur Bedrijfsbureau en Maikel van Rosmalen, Asset Manager bij BrabantWonen. Een gesprek over het digitaliseren van woningbezit en de concrete voordelen die daaruit voortvloeien.
In 2019 is BrabantWonen begonnen met het verbeteren van de datakwaliteit door haar woningbezit te digitaliseren. Ties over de aanleiding daarvan: “We wilden onze data van voorheen drie verschillende vestigingen, namelijk Oss, Den Bosch en het zorgvastgoed, optimaliseren en uniformeren. Correcte data zijn voor alle afdelingen van BrabantWonen van groot belang maar als organisatie hadden we data die niet altijd overeenkwamen met de werkelijkheid. Dat leidde tot inefficiënte besluitvormings- en werkprocessen. Om de datakwaliteit te verhogen is de afgelopen jaren hard gewerkt aan de opzet en vulling van de cartotheek, wat een goede eerste stap was om de data weer op orde te krijgen.”
Externe expertise
Voor het digitaliseren van de data heeft BrabantWonen de samenwerking gezocht met COENCAD. Ties: “De beschikbare plattegronden van de woningen waren nog eenvoudige tekeningen. Het was niet mogelijk om er op een geautomatiseerde manier data uit te halen. Als je de oppervlakte van een woonkamer wilde weten, moest je dit bijvoorbeeld zelf uitrekenen. Door deze plattegronden om te laten zetten in het format van COENCAD, is het mogelijk om deze data er wel geautomatiseerd uit te laten komen. De modellen zijn zo opgezet dat alle data er eenvoudig uit te halen zijn. En omdat deze op eenheid-niveau zijn vastgelegd, is het bijwerken van de hoeveelheden bij bijvoorbeeld verkoop of gedeeltelijke sloop snel geregeld.”
Concrete resultaten
Een dergelijk omvangrijk project heeft grote consequenties voor het gemakkelijk kunnen administreren van zaken als de energielabels en de WWS-punten van het bezit. En er zijn meer concrete resultaten uit dit project voortgekomen. Ties: “Je kunt dan denken aan geveltekeningen, plattegrondtekeningen en complexkaarten van het bezit, maar ook de oppervlakte- en inhoudsberekening van onze objecten waarbij we de NEN2580-norm volgen. Bovendien kunnen we nu werken met werkelijke elementen en hoeveelheden waardoor we de MJOB nauwkeuriger kunnen begroten en een beter inzicht in de conditiescore van het gehele bezit hebben.” Maikel vult aan: “Er zijn meer gegevens beschikbaar voor prestatieanalyses van complexen en we hebben de mogelijkheid om problemen eerder te signaleren en om tot beter onderbouwde keuzes te komen. Die keuzes kunnen we nu ook mooi visualiseren evenals de impact ervan. Die visualisatie is ook een krachtig middel om collega’s en afdelingen mee te nemen in bepaalde ontwikkelingen.”
Voldoende kwaliteit
Dat hoge datakwaliteit de besluitvorming en processen positief beïnvloedt, is logisch. Over wanneer die kwaliteit voldoende is, zegt Ties: “Wij beschouwen de datakwaliteit als voldoende wanneer de betrouwbaarheid en nauwkeurigheid dusdanig is dat het onze dienstverlening verbetert en de processen efficiënter maakt. Dit wordt mede gewaarborgd doordat er controles plaatsvinden op de vergaarde data. De modellen zijn met een kwaliteitsonderzoek gecontroleerd met de werkelijkheid. Dit in combinatie met opnames op locatie door COENCAD en tijdens conditiemetingen en opnames voor het energielabel zijn de modellen gevalideerd.”
Maikel: “Verder laten we de borging terugkomen op verschillende plaatsen in standaardprocessen. Denk hierbij aan administratieve overdrachtsmomenten en fysieke huisbezoeken. Niet alleen onze collega’s kunnen efficiënter werken door de verhoogde datakwaliteit, maar ook externe partijen die nu kunnen vertrouwen op de gegevens die wij aanleveren.”
Wensen
Het verbeteren van bezitsgegevens, kun je daar eigenlijk ooit klaar mee zijn? Ties: “Nee, daar ben je inderdaad nooit klaar mee want een vastgoedportefeuille is nu eenmaal dynamisch. Er wordt vastgoed verkocht, gesloopt, getransformeerd en verduurzaamd. En verder wordt er ook veel nieuwbouw opgeleverd en soms vastgoed aangekocht. Dit zorgt er allemaal voor dat er weer mutaties plaatvinden in de data.”
Maikel is het daar mee eens en sluit af: “Het zal inderdaad nooit af zijn. En er zijn nog wensen genoeg. Eén daarvan is de uitbreiding van uniformiteit van definities en benamingen bij onze partners in de verschillende werkvelden. Dat zal leiden tot een betere informatie-uitwisseling met die partners en maakt het ook mogelijk om ons bezit nog completer in beeld te krijgen.”